Quy trình ứng cứu khi máy tính bị mất dữ liệu

Tìm hiểu quy trình ứng cứu khi máy tính bị mất dữ liệu với 3 bước đơn giản cho chủ doanh nghiệp và IT nội bộ, giúp giảm rủi ro mất dữ liệu vĩnh viễn. 

Khi máy tính trong công ty bị mất dữ liệu, việc đầu tiên là gì? 

Việc đầu tiên không phải là “tải phần mềm cứu dữ liệu”, mà là dừng ngay mọi thao tác trên máy đó. 

• Không lưu thêm file mới, không cài phần mềm, không khởi động lại nhiều lần. 
• Ghi chú nhanh: máy của ai, đang làm việc gì, mất dữ liệu vào lúc nào. 
• Báo ngay cho người phụ trách IT nội bộ hoặc đối tác IT. 

Lý do: mọi thao tác ghi thêm lên ổ cứng đều có thể làm dữ liệu cũ bị ghi đè, khiến khả năng khôi phục giảm mạnh. Đây là bước 1 trong quy trình ứng cứu khi máy tính bị mất dữ liệu cho mọi doanh nghiệp vừa và nhỏ. 

Bước thứ hai trong quy trình ứng cứu là gì? 

Cô lập máy bị sự cố khỏi hệ thống còn lại. 

• Rút dây mạng LAN, tắt Wi-Fi trên máy. 
• Nếu nghi ngờ do virus hoặc mã độc (mở file lạ, bấm link lạ…), tuyệt đối không chia sẻ USB hay ổ cứng ngoài từ máy này sang máy khác. 

Mục tiêu: tránh để sự cố lan rộng, đặc biệt nếu dữ liệu liên quan đến khách hàng hoặc tài chính. Đây là việc chủ doanh nghiệp cần yêu cầu IT làm ngay với mọi ca “máy tính bị mất dữ liệu”. 

Bước thứ ba: chủ doanh nghiệp và IT nên làm gì cùng nhau? 

Ngồi lại 10–15 phút để “ghi hồ sơ sự cố” trước khi cứu dữ liệu. 
IT nội bộ (hoặc đối tác) nên hỏi và ghi lại: 

• Loại dữ liệu bị mất: hợp đồng, file kế toán, dữ liệu khách hàng… 
• Vị trí lưu: ổ C, ổ D, ổ mạng chung, dịch vụ cloud… 
• Sự kiện ngay trước khi mất dữ liệu: xóa nhầm, cài phần mềm, bị tắt đột ngột, bị cảnh báo virus… 

Thông tin này giúp: 

• Chọn đúng hướng xử lý (khôi phục từ backup, dùng công cụ chuyên dụng, hay chuyển cho dịch vụ cứu dữ liệu). 
• Đánh giá có liên quan tới Nghị định bảo vệ dữ liệu cá nhân hay không (ví dụ: dữ liệu khách hàng, dữ liệu nhạy cảm), để chuẩn bị báo cáo nếu cần. 

Vì sao không nên tự tải phần mềm “cứu dữ liệu miễn phí” trên mạng? 

• Nhiều phần mềm không rõ nguồn gốc có thể chứa mã độc, làm sự cố nặng hơn. 
• Cài đặt trực tiếp lên ổ đang cần cứu dữ liệu sẽ làm tăng nguy cơ ghi đè, khiến file mất vĩnh viễn. 
• Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường chỉ có một số máy chứa dữ liệu “sống còn” (kế toán, vận hành, chăm sóc khách hàng). Thử sai trên những máy này là rất rủi ro. 

Thay vào đó, hãy để IT nội bộ hoặc đối tác chuyên nghiệp đánh giá và chọn công cụ phù hợp, ưu tiên giải pháp có bản quyền, có hỗ trợ kỹ thuật. 

Sau 3 việc cần làm ngay, quy trình tiếp theo là gì? 

Sau khi đã dừng thao tác, cô lập máy và ghi nhận sự cố, quy trình tiếp theo thường gồm: 

1. Kiểm tra backup: xem có bản sao lưu gần nhất ở server, ổ cứng ngoài hoặc cloud hay không. 
2. Chọn phương án khôi phục: 
3. Nếu có backup sạch → khôi phục từ backup. 
4. Nếu không có backup → IT đánh giá khả năng dùng phần mềm khôi phục hoặc gửi ổ cứng đến dịch vụ chuyên nghiệp. 
5. Rút kinh nghiệm & cập nhật quy trình: bổ sung hướng dẫn nội bộ, tăng tần suất backup, đào tạo lại nhân viên để giảm lặp lại sự cố. 

Chủ doanh nghiệp nhỏ cần chuẩn bị gì trước khi sự cố xảy ra? 

Để quy trình ứng cứu khi máy tính bị mất dữ liệu không trở thành “chạy chữa trong hoảng loạn”, chủ doanh nghiệp nên: 

• Chỉ định rõ người phụ trách IT (nội bộ hoặc đối tác) và cách liên lạc nhanh. 
• Thiết lập chính sách sao lưu tối thiểu cho các máy quan trọng. 
• Viết một hướng dẫn 1 trang dán tại văn phòng: “3 việc cần làm ngay khi mất dữ liệu” để nhân viên nào cũng biết. 

Chỉ với vài bước chuẩn bị đơn giản này, doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể giảm đáng kể thời gian gián đoạn và rủi ro mất dữ liệu vĩnh viễn khi sự cố xảy ra.